Mengelola krisis organisasi

Krisis adalah peristiwa mendadak dan tidak terduga yang mengancam fungsi normal sebuah organisasi. Organisasi Standarisasi Internasional (ISO) mendefinisikan krisis sebagai "situasi dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi yang mengganggu aktivitas inti dan kredibilitas sebuah organisasi serta memerlukan tindakan segera."

Krisis dapat muncul secara tiba-tiba dan dalam berbagai bentuk. Mereka bisa bersifat internal, timbul dari kegagalan manajemen, kegagalan komunikasi, masalah budaya, atau kesalahan operasional. Dalam lingkungan bisnis global yang semakin kompleks dan tidak stabil saat ini, krisis juga dapat berasal dari faktor eksternal seperti resesi ekonomi, bencana alam, perubahan regulasi, ketidakstabilan politik, atau bahkan pengaruh media sosial.

Memang, organisasi mengadopsi pola pikir "ini tidak akan terjadi pada kita." Banyak manajer menyangkal kemungkinan krisis, percaya bahwa probabilitasnya rendah. Bahkan ketika gangguan terjadi di industri mereka, mereka menganggap krisis hanya terjadi pada orang lain. Namun, pola pikir ini berubah menjadi pendekatan yang lebih waspada — "mungkin terjadi pada kita." Kenyataannya adalah bahwa krisis memengaruhi individu, organisasi, atau masyarakat secara keseluruhan baik secara negatif maupun positif. Perspektif positif menekankan bahwa krisis juga dapat menciptakan peluang bagi organisasi untuk belajar, beradaptasi, dan memperkuat ketahanan.

Ciri-Ciri Krisis

Organisasi di berbagai industri menghadapi lebih banyak peristiwa yang mendesak dan tidak terduga daripada sebelumnya. Secara umum, krisis menunjukkan ciri-ciri berikut:

• Mereka adalah urutan peristiwa mendadak dan mengganggu yang mengancam fungsi normal sebuah organisasi (dan, dalam kasus yang parah, kelangsungan hidupnya).
• Mereka muncul dengan sedikit atau tanpa peringatan.
• Mereka memicu rasa takut, ketidakpastian, dan rasa ancaman, sering kali melebihi kendali organisasi secara langsung.
• Mereka mempertanyakan nilai-nilai dasar organisasi, merusak kredibilitas dan efisiensinya.

Layanan Pasar Manajemen Krisis

Manajemen krisis mengalami kemajuan signifikan dalam infrastruktur keselamatan di berbagai industri. Seiring sektor-sektor seperti manufaktur, energi, transportasi, dan kesehatan mengadopsi teknologi baru termasuk IoT (Internet of Things), AI (Kecerdasan Buatan) dan otomatisasi, kebutuhan akan sistem pemantauan dan respons yang canggih semakin berkembang.

Inovasi-inovasi ini meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memperkenalkan risiko yang kompleks, meningkatkan permintaan akan solusi manajemen krisis yang komprehensif. Memang, fokus yang lebih tinggi terhadap kepatuhan keselamatan semakin mempercepat pertumbuhan pasar.

MenurutDataIntelo, pasar layanan manajemen krisis global bernilai sekitar11,8 miliar dolarpada tahun 2023 dan diperkirakan mencapai23,1 miliar dolarpada tahun 2032, tumbuh dengan CAGR (Compound Annual Growth Rate) sebesar7,8%Pertumbuhan pasar didorong oleh faktor-faktor seperti meningkatnya frekuensi bencana alam, persyaratan tata kelola perusahaan dan kepatuhan yang lebih ketat, peningkatan fokus pada perencanaan kelangsungan bisnis, meningkatnya investasi dalam alat penilaian dan mitigasi risiko, serta integrasi pemantauan media sosial dalam respons krisis.

Kemampuan organisasi untuk merespons secara cepat dan pulih secara efektif telah menjadi kritis, menciptakan permintaan akan kerangka kerja dan teknologi yang tangguh. Pemerintah di seluruh dunia juga menerapkan regulasi yang ketat yang mengharuskan perusahaan mengembangkan sistem manajemen krisis yang komprehensif, semakin memicu permintaan akan solusi khusus. Selain itu, kolaborasi antara sektor publik dan swasta muncul sebagai tren utama, meningkatkan kesiapan dan respons terhadap krisis.

Fitur Sistem Manajemen Krisis:

• Pencatatan dan Pelacakan Insiden:Lacak kejadian dokumen segera terjadi, lacak statusnya, dan pantau perkembangannya secara real time.
• Sistem Komunikasi:Aktifkan komunikasi prompt dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal melalui berbagai saluran (misalnya, email, SMS, notifikasi push).
• Manajemen Tugas dan Sumber Daya:Mengalokasikan tugas, menugaskan tanggung jawab, dan mengelola sumber daya secara efisien untuk menangani berbagai aspek krisis.
• Alat Kolaborasi:Memfasilitasi kerja sama antara anggota tim, departemen, dan mitra eksternal untuk memastikan upaya yang terkoordinasi.
• Analisis Data dan Pelaporan:Menghasilkan laporan dan analitik untuk memahami dampak krisis dengan lebih baik dan mengevaluasi efektivitas strategi respons.
• Kesadaran Situasional:Mengintegrasikan sumber data eksternal dan aliran (seperti peringatan berita) untuk memberikan pembaruan yang tepat waktu yang relevan dengan krisis.
• Gudang Dokumen:Mempertahankan lokasi terpusat untuk menyimpan dokumen penting seperti prosedur darurat, daftar kontak, dan persyaratan hukum.
• Akses Mobile:Memastikan akses ke sistem melalui perangkat mobile dan mengaktifkan fungsionalitas saat berpindah atau di luar kantor.

Strategi Manajemen Krisis

Manajemen krisis merujuk pada proses di mana organisasi bersiap, merespons, dan pulih dari peristiwa yang mengganggu yang membahayakan operasional, orang-orang, atau reputasi. Intinya, ini melibatkan pengidentifikasian ancaman potensial secara proaktif, mengembangkan mekanisme respons yang terstruktur, serta memungkinkan pemulihan yang cepat menuju keadaan normal. Karena setiap krisis unik, tidak ada solusi universal yang cocok untuk semua situasi. Namun, analisis cermat terhadap peristiwa masa lalu dan pengalaman yang terakumulasi memberikan organisasi dengan keterampilan berharga untuk mengenali tanda-tanda dini dan merespons secara efektif ketika krisis terjadi.

Membangun Strategi Manajemen Krisis yang Efektif

Untuk meminimalkan risiko dan dampak krisis, organisasi perlu menerapkan pendekatan yang holistik dan proaktif yang mencakup:

Menetapkan Tujuan dan Sasaran yang Jelas

Panduan ini membantu pengambilan keputusan selama krisis dengan memastikan keselarasan dengan prioritas jangka pendek dan nilai-nilai jangka panjang. Tujuan utama meliputi:

• Melindungi jiwa dan memastikan keselamatan
• Mempertahankan kelangsungan operasional
• Melindungi reputasi organisasi
• Meminimalkan kerugian keuangan
• Memastikan kepatuhan hukum dan regulasi

Membentuk Tim Manajemen Krisis (CMT)

Tim yang terstruktur dengan baik dan memiliki berbagai keahlian sangat penting. Setiap anggota harus memiliki tanggung jawab yang jelas yang sesuai dengan wewenang dan keterampilannya.

Merancang Rencana Tanggapan Multi-Fase

Rencana respons harus disusun dalam tahapan untuk memastikan alokasi sumber daya yang efektif dan kemampuan beradaptasi terhadap situasi yang berkembang.

Mengintegrasikan Manajemen Krisis ke Dalam Budaya Organisasi

Kesiapan menghadapi krisis harus diintegrasikan ke dalam operasional harian dan perencanaan strategis. Ini melibatkan:

• Komitmen kepemimpinan
• Kolaborasi lintas departemen
• Pelatihan dan simulasi rutin
• Membangun pola pikir yang tangguh dengan mendorong karyawan melihat krisis sebagai kesempatan untuk berkembang.

Keterlibatan Stakeholder dan Transparansi

Komunikasi yang transparan membangun kepercayaan. Kolaborasi dengan pihak eksternal seperti lembaga pemerintah, layanan darurat, dan pemasok sangat penting untuk respons yang efektif. Kemitraan dan perjanjian sebelum krisis (MOU/SLA) dapat mempercepat tindakan krisis.

Perencanaan Kelangsungan Bisnis (BCP)

Perencanaan Kelangsungan Bisnis (BCP) fokus pada pengurangan gangguan operasional dan memastikan kelangsungan hidup jangka panjang. Unsur-unsur utama meliputi:

• Penilaian risiko dan Analisis Dampak Bisnis (BIA)
• Identifikasi fungsi kritis untuk memprioritaskan aktivitas yang penting dan mengalokasikan sumber daya secara efektif.

Protokol Respons Awal:

Tindakan segera harus memprioritaskan pengendalian, keselamatan, dan penilaian. Langkah kunci meliputi:

• Aktivasi Tim Manajemen Krisis (CMT)
• Pemetaan situasi dan penilaian risiko: Tugas pertama CMT adalah mengevaluasi tingkat keparahan krisis, mengidentifikasi area yang terkena dampak, dan menilai risiko potensial.
• Tindakan keselamatan darurat (evakuasi, pertolongan medis, pengamanan lokasi, mengaktifkan layanan darurat)
• Dokumentasi melalui buku harian kejadian untuk evaluasi pasca-krisis: Penting untuk mendokumentasikan setiap tindakan yang diambil sejak awal krisis. Sebuah buku harian kejadian harus dibuat untuk melacak timeline peristiwa, keputusan yang diambil, komunikasi yang dikirim, dan sumber daya yang dikerahkan. Buku harian ini akan menjadi referensi bernilai bagi analisis dan pelaporan pasca-krisis.

Strategi Komunikasi Krisis

Komunikasi harus jelas, akurat, tepat waktu, dan konsisten melalui saluran internal dan eksternal. Pesan-pesan harus mengakui krisis, menjelaskan tindakan segera, dan menggabungkan pembaruan fakta dengan empati. Seorang juru bicara yang ditunjuk memastikan konsistensi.

Evaluasi Pasca-Krisis dan Pemulihan

Fase ini berfokus pada pemulihan operasional, menangani dampak jangka panjang, dan melakukan evaluasi dengan pemangku kepentingan kunci untuk meningkatkan koordinasi dalam krisis masa depan.

1. Pembelajaran Berkelanjutan dan Peningkatan

Organisasi harus melakukan analisis pasca-mortem untuk mengevaluasi kinerja, mengidentifikasi celah dan mengintegrasikan pelajaran yang telah dipelajari ke dalam strategi masa depan. Melalui perbaikan terus-menerus, organisasi memperkuat ketahanan dan meningkatkan kesiapan untuk ketidakpastian di masa depan.

Kesimpulan

Manajemen krisis harus dianggap sebagai komponen inti dari perencanaan strategis, sejalan dengan perencanaan keuangan atau posisi pasar. Ketika organisasi bersaing dalam lingkungan yang dinamis, mereka juga harus menjaga kelangsungan dengan memasukkan persiapan menghadapi krisis ke dalam strategi mereka. Budaya organisasi harus berkembang untuk menerima tren baru dalam manajemen krisis yang didukung oleh pelatihan dan program kesadaran yang terus-menerus. Ini tidak hanya mempersiapkan karyawan menghadapi tantangan tak terduga, tetapi juga menciptakan rasa percaya diri baik pada individu maupun organisasi secara keseluruhan.

BERNARD BEMPONG

Bernard adalah Akuntan Bersertifikat dengan lebih dari 14 tahun pengalaman profesional dan industri di Sektor Jasa Keuangan dan Konsultasi Manajemen. Ia adalah Mitra Manajer dari J.S Morlu (Ghana), sebuah perusahaan konsultasi internasional yang menyediakan layanan Akuntansi, Pajak, Audit, Solusi TI dan Konsultasi Bisnis kepada bisnis swasta maupun pemerintah.

Kantor kami terletak di Lagos Avenue, East Legon, Accra.

Kontak: +233 302 528 977

xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0xa0+233 244 566 092

Website:www.jsmorlu.com.gh